Web制作の原稿・画像・アカウントを安全に共有する方法

01ページと素材の種類で整理する

トップ、サービス、会社情報などのページ別フォルダーと、共通ロゴや会社情報の保存先を作ります。何に使う写真か分からない場合は、ファイル名や一覧表に用途を書いてください。重いファイルを何度も添付するより、合意した保存先のリンクで共有すると管理しやすくなります。

共有ツールを選ぶときは、社内規定で使えるか、関係者がアクセスできるか、容量が足りるかを確認します。特定の担当者の個人アカウントだけで管理すると、異動や退職時に引き継ぎにくくなるため、事業で継続して管理できる方法を選びます。

02最新版と承認済みを区別する

ファイル名に「最終」「最終2」が増えると、どれを採用するか分かりません。日付や版番号と、承認状態を分けて管理しましょう。制作へ渡す版を一覧に示し、旧版は別の場所へ移すなど運用を決めます。

03アカウントはパスワードの一括共有を避ける

サービスが対応している場合は、制作者用のアカウントを作り、必要な範囲の権限を付与します。原稿と写真のフォルダーへ管理パスワードを保存すると、素材を見るだけの人にも権限が広がるおそれがあります。共有の必要性と対象者を絞りましょう。

一時的なアクセスを許可する場合は、期限や作業後の削除を決めます。二段階認証が使えるサービスでは管理者側で設定方法を確認し、復旧情報を事業側で保管します。手順は利用サービスの公式案内に沿い、メール認証などが必要な操作は事前に日程を合わせます。

04公開後に共有範囲を見直す

制作が終わっても、保守担当には必要なアクセスが残る場合があります。すべての権限を機械的に削除するのではなく、継続する作業と不要になった権限を分けて確認してください。担当が変わったら、旧担当の権限も見直します。

最終素材、納品データ、手順書、契約サービスの一覧を、発注者が管理できる場所へ保存します。共有リンクだけを受け取り、相手が削除したら見られなくなる状態にしないことが重要です。バックアップの保存先と確認担当も決めておきましょう。